Country Finance Manager

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RAISON D’ETRE DU POSTE

Le directeur financier national (CFM) est chargé de diriger, gérer et développer l’équipe financière pour soutenir la mise en œuvre des normes, processus et systèmes financiers de Plan International Sénégal afin de lui permettre de réaliser ses stratégies de programme et ses responsabilités envers les enfants, les communautés et les donateurs.

Le CFM est également chargé de fournir des informations et des analyses financières opportunes et fiables qui permettent une prise de décision efficace.

dimensions du poste

Le Country Finance Manager (CFM) dirige le département des finances de Plan International Sénégal dans tout le pays. Il (elle) gère le portefeuille financier de Plan et assure la direction du personnel travaillant au sein du département.  Ses principales fonctions et responsabilités sont les suivantes :

1. Participer aux réunions des dirigeants du pays et conseiller les dirigeants sur les questions liées aux finances

2. Dirige le processus de budgétisation et de planification financière pour Plan International Sénégal

3. Pilote le reporting financier et la gestion de la trésorerie dans les bureaux de Plan International Sénégal

4. Contribue à responsabiliser les partenaires pour une bonne adhésion aux normes de gestion financière de Plan International Sénégal

5. Surveiller la qualité et la rapidité des rapports financiers sur les subventions et la bonne tenue des dossiers

6. Assurer la surveillance des risques liés aux finances et veiller à ce que les actions d’audit liées aux finances soient menées à bien en temps voulu.

7. Assurer le leadership de l’équipe des finances

8. Le CFM est signataire des comptes bancaires de Plan International Sénégal.

9. Le CFM approuve les transactions financières jusqu’à 131.191.400 XOF ou comme prévu dans la matrice d’autorisation financière en vigueur. Il exécute toute autre mission de son superviseur ou de l’équipe de direction ;

RESPONSABILITES

1. Participe aux réunions des dirigeants des pays et conseille les dirigeants sur les questions financières

  • Participe aux processus décisionnels de la CLT.
  • Soutient la CLT dans la gestion des relations et des processus relatifs aux partenaires (ONG et communautés), y compris l’évaluation des partenaires.
  • Assume la responsabilité, dans le cadre de la CLT, des processus de gestion des risques dans le pays.
  • Analyse les KPI financiers sur une base mensuelle et partage les implications avec l’équipe de direction du pays.

2. Dirige le processus de budgétisation et de planification financière pour Plan International Sénégal

  • Communique les instructions et les étapes de la planification des activités, y compris la planification à long terme, la budgétisation, les prévisions trimestrielles et les prévisions de trésorerie.
  • Facilite et coordonne les processus de planification des activités.
  • Regroupe et examine les données de planification.
  • Aide le chef des opérations à communiquer les plans d’activités au Regional Hub (RH).
  • Aide le chef des opérations à diffuser les plans d’activités approuvés.
  • Organise et contrôle le budget annuel et les processus trimestriels de prévision, y compris la communication des instructions et le respect des délais.
  • Consolider et examiner le budget opérationnel du pays.
  • S’assure que la diligence financière des partenaires est effectuée dans le cadre des processus d’évaluation des partenaires.
  • Veille à ce que l’équipe financière participe activement aux processus d’élaboration des propositions.
  • Mettre en place un mécanisme solide de recouvrement des coûts qui implique tous les départements/équipes concernés et à tous les stades de la planification et de la recharge. Tous les projets doivent être entièrement chiffrés sur la base du ratio du pays et du ratio partagé des PU.
  • Veiller à ce que tous les coûts répartis soient rechargés sur une base mensuelle afin de garantir la cohérence et l’exactitude des données des systèmes opérationnels.

3. Pilote le reporting financier et la gestion de la trésorerie dans les bureaux de Plan International Sénégal

  • Met à jour la matrice d’autorisation financière et obtient l’approbation du directeur de pays au moins une fois par an et plus fréquemment si nécessaire.
  • Gère le grand livre général et les processus de gestion de la trésorerie.
  • S’assure que le service financier remplit les rôles convenus pour la gestion des salaires.
  • Surveille les transactions aux partenaires.
  • Veille au respect de la législation réglementaire et fiscale locale.
  • Rendre compte à l’équipe de direction nationale des domaines de mise en œuvre et d’influence du programme (PIIA) et des résultats du bureau national par rapport au budget, des autres mesures financières clés, y compris des conseils sur les questions mises en évidence par les données financières et des recommandations pour y répondre.
  • g.Soutient la présentation par le chef des opérations d’informations financières fiables et opportunes.

4. Contribue à responsabiliser les partenaires pour une bonne adhésion aux normes de gestion financière de Plan International Sénégal

  • En liaison avec le responsable du partenariat et du renforcement des capacités, s’assure que toutes les organisations partenaires de mise en œuvre de Plan International Sénégal reçoivent une formation et des conseils adéquats en matière de gestion financière afin de fonctionner conformément aux normes de Plan International Sénégal

5. Surveiller la qualité et la rapidité des rapports financiers sur les subventions et la bonne tenue des dossiers

  • Établit des budgets de subventions complets qui comprennent le recouvrement des coûts du personnel et des services de soutien.
  • Tenue précise des dossiers de dépenses des subventions, y compris les pièces justificatives qui sont approuvées par l’autorité compétente.
  • Examine les rapports financiers préparés pour être soumis aux donateurs afin de s’assurer qu’ils sont exacts et qu’ils sont présentés dans les délais.
  • Assure un suivi étroit des avances aux partenaires, des rapports sur les dépenses des partenaires et des pièces justificatives complètes.
  • Veiller à un rapprochement complet entre les rapports à soumettre aux donateurs/NO et les informations contenues dans les systèmes d’entreprise.
  • Assurer un démarrage financier et une clôture appropriée des subventions en collaboration avec les collègues du programme et de l’administration.

6. Assurer la surveillance des risques liés aux finances et veiller à ce que les actions d’audit liées aux finances soient menées à bien en temps voulu.

  • Veiller à ce que des normes financières, des processus de contrôle, des procédures et des systèmes appropriés soient en place et respectés.
  • Veiller à ce que des mesures d’audit liées aux finances soient mises en œuvre et que d’autres mesures soient prises, le cas échéant, pour remédier aux faiblesses des contrôles et procédures financiers identifiées dans les rapports d’audit financiers et autres.

7.Assurer la direction de l’équipe des finances

  • Recrute, développe et motive une équipe financière performante
  • Diriger les réunions régulières des membres de l’équipe financière, y compris celles des PIIA et des centres.
  • Veiller à ce que la gestion des performances de l’ensemble du personnel financier soit conforme à la norme mondiale

8.Approuver les transactions financières

Sauvegarde des enfants et des jeunes

Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

  • L’équipe dispose des aptitudes, compétences et du profil nécessaires pour la sauvegarde de l’ensemble des enfants et des jeunes dans toute leur diversité.
  • Les cadres de compétences et d’évaluation reflètent les connaissances, capacités et attitudes nécessaires à la sauvegarde des enfants et des jeunes dans toute leur diversité.
  • Le recrutement, la formation initiale et la formation continue du personnel couvrent les aspects liés à l’expérimentation et au renforcement des capacités et de la sensibilisation à la sauvegarde des enfants et des jeunes dans toute leur diversité.
  • L’environnement organisationnel est basé sur des relations respectueuses qui servent d’exemple et sont le reflet du comportement qui doit être le nôtre dans chaque environnement ou contexte extérieur où nous intervenons.
  • Crée un environnement propice à la sauvegarde, impulse un modèle de valeurs et de comportements responsables au niveau organisationnel, et répond de la sûreté de l’organisation.
  • Promeut la diversité, l’égalité des sexes, l’inclusion et l’exercice responsable du pouvoir.
  • La stratégie organisationnelle contribue à créer l’environnement, les processus et les ressources nécessaires à la culture de sauvegarde.

Relations de travail cles

INTERNE

  • Contact régulier avec le chef des opérations du Mano River Cluster
  • Les membres de la Country Leadership Team (CLT),
  • Autres CFM en Afrique de l’Ouest et du Centre
  • Le gestionnaire financier régional (RFM)
  • Directeur Sous-Régional
  • Responsable et équipe de l’assurance globale
  • Unité de lutte contre la fraude

EXTERNE

  • Les autorités nationales et locales, en particulier les ministres concernés dans le pays, par exemple le département des impôts, le ministère des finances, etc.
  • Organisations partenaires
  • Autres gestionnaires financiers et gestionnaires de subventions des OING

EXPERTISE TECHNIQUE, COMPETENCES ET CONNAISSANCES

Qualifications et connaissances :

  • Un master en comptabilité ou en audit ou en finance ou dans un domaine connexe.
  • Un diplôme de master et plus est préférable.
  • Une qualification professionnelle en comptabilité (CPA/CA).
  • Un minimum de 10 ans d’expérience en finance, de préférence dans un environnement d’ONGI

Essentiel :

  • Atteindre la clarté et la responsabilité de l’ensemble de l’équipe quant à ses objectifs individuels et collectifs ;
  • Organiser le travail de manière claire et efficace au sein de l’équipe ;
  • Traiter les personnes peu performantes en améliorant leur contribution ou en gérant leur sortie, le cas échéant.
  • Crée une orientation stratégique forte pour sa propre partie de l’organisation dans le contexte plus large du Plan ;
  • Contribuer de manière importante à la direction de l’équipe de direction dont il est membre ;
  • Souplesse pour répondre aux nouvelles demandes présentées dans les situations d’urgence.
  • Peut aborder des problèmes complexes de manière équilibrée ;
  • Faire preuve d’un bon jugement dans la prise de décision, en utilisant au mieux les informations disponibles ;
  • Être prêt à prendre des décisions difficiles ou impopulaires et à s’y tenir.
  • Utilise le potentiel de diverses cultures pour parvenir à des solutions ;
  • Excellent auditeur qui comprend et fait preuve de sensibilité aux points de vue des autres ;
  • Forme rapidement de bonnes relations avec un large éventail de personnes, y compris celles qui occupent des postes de pouvoir et qui ont des vues/intérêts différents ;
  • Représente efficacement Plan auprès des cadres supérieurs des organisations de parties prenantes externes ;
  • Comprend les politiques externes et internes et est capable de s’y retrouver ;
  • Communiquer avec clarté et passion tant à 1 contre 1 qu’avec de grands groupes ;
  • Négociateur efficace dans des situations complexes ;
  • Savoir s’affirmer sans être agressif.
  • Crée une équipe très motivée avec un objectif commun.
  • Modifier son propre point de vue pour obtenir les meilleurs résultats pour l’organisation.
  • Contribuer efficacement au travail des autres fonctions/unités et à l’équipe de direction dans son ensemble.
  • Est capable de créer des partenariats et d’améliorer les relations.
  • Résout efficacement les conflits au sein de sa propre équipe ou au-delà des frontières.
  • Utilise continuellement les situations de travail en équipe et en équipe pour développer les autres ;
  • Organise le travail pour donner aux autres des opportunités de développement ;
  • Adapte son style pour répondre aux besoins d’une grande variété de personnes

  • Traite efficacement les erreurs et remotive les personnes concernées.
  • Conscient de ses propres forces et faiblesses et proactif dans l’utilisation du retour d’information et de l’auto-évaluation
  • Conscient de l’impact sur les autres et utilise l’impact pour créer un climat positif au travail
  • Conscient de ses propres réactions émotionnelles et capable de les gérer
  • Gérer efficacement sa propre charge de travail et gérer le stress sans se nuire à soi-même ou aux autres
  • Positif face au changement et capable de bien gérer l’ambiguïté et d’aider les autres à le faire
  • Comprend les déséquilibres de pouvoir et la façon dont l’organisation peut contribuer aux stéréotypes et préjugés négatifs, ainsi que l’impact de ces facteurs sur la sécurité des enfants et des jeunes dans toute leur diversité.
  • Capable de créer une culture organisationnelle basée sur l’inclusion et la diversité.
  • Capable de remettre en question de manière explicite et visible les préjugés et la discrimination fondés sur le sexe qui existent dans le fonctionnement de l’organisation et les processus organisationnels.
  • Capable mettre en place des mécanismes appuyant la redevabilité envers les communautés et les bailleurs de fonds en matière de sauvegarde.
  • Exprime et promeut l’importance stratégique de la sauvegarde dans tous les aspects du travail de l’organisation.
  • Fait preuve de leadership en veillant à ce que le personnel, les programmes et les opérations soient sûrs pour tous les enfants et les jeunes dans toute leur diversité.
  • Met l’accent sur la sécurité des enfants et des jeunes plutôt que sur les besoins en ressources de l’organisation.
  • Passe de la parole aux actes, en mettant en pratique les valeurs et les connaissances

SOUHAITABLE :

  • Excellentes compétences financières/analytiques combinant créativité et innovation avec un sens aigu du détail et de la précision. Maîtrise du cycle de gestion de projet et de la programmation du développement.
  • Connaissance approfondie des normes internationales d’information financière (IFRS), des normes de contrôle et des exigences en matière de rapports des principaux donateurs internationaux de subventions, par exemple l’USAID.
  • Maîtrise totale de la suite MS Office et de SAP.
  • Connaissance du grand livre général de Plan International, des systèmes de suivi des subventions et de PPM sont préférables.

LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE

Nous sommes ouverts et responsables

  • Promouvoir une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parrains et les donateurs.
  • Etre soi-même redevable et tenir les autres redevables pour atteindre les standards les plus élevés d’intégrité.
  • Etre cohérent et juste dans la manière de traiter les gens
  • Etre honnête sur les erreurs et désireux d’apprendre de nos erreurs.
  • Assurer notre redevabilité que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes

Nous œuvrons pour un impact durable

  • Articuler un objectif clair pour le personnel et définir des attentes élevées.
  • Créer un climat d’amélioration continue, ouvert au défi et aux nouvelles idées.
  • Concentrer les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact sur le long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
  • Se baser sur les évidences et évaluer notre efficacité

Nous travaillons bien ensemble

  • Chercher des résultats constructifs, être à l’écoute les autres et accepter de faire des compromis quand c’est approprié.
  • Établir des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
  • Développer des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
  • S’Engager et bien travailler avec les autres hors de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et habilitants

  • Favoriser une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parties prenantes
  • Respecter tout le monde, apprécier les différences et remettre en question les inégalités dans nos programmes et notre milieu de travail.
  • Aider les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur vie.
  • Permettre à notre personnel de donner le meilleur de lui-même et de développer son potentiel

Environnement physique

Le / la Responsable du poste sera basée au bureau national avec de fréquents déplacements sur le terrain pour appuyer et superviser les activités liées aux projets en cours de mise en œuvre. Il sera en contact direct en ce moment avec les acteurs de terrain concernant aussi bien les membres de la société civile locale que les autorités administratives, les services déconcentrés que les autorités locales et coutumières au besoin. Ces missions de terrain nécessitent que la personne ait les capacités de s’adapter à des climats variés car l’organisation étant présente du nord au sud avec des conditions environnementales assez variées et variables.

Niveau de contact avec les enfants

Niveau Moyen : Interaction occasionnelle avec les enfants et les jeune

COMMENT POSTULER ?

Pour postuler, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous et envoyer votre candidature au plus tard le 25 Novembre 2021 

Votre candidature doit être accompagnée :

  • D’une lettre de motivation claire
  • D’un CV détaillé et compréhensible incluant le contact de quatre (4) personnes de référence professionnelle, dont l’une devra être votre employeur actuel.

Les candidatures féminies sont fortement encouragées

Mica recruits 01 Communication & administration officer SUMMARY Job title:                   Communication & admin officer Job type & duration:  6-month internship Hiring organization:   Responsible Mica Initiative ( http://www.responsible-mica-initiative.com  ) Reporting…