Abt associates recrute 01 Administration Assistant
En tant qu’assistant administratif, vous serez responsable de l’exécution des fonctions administratives à l’appui de toutes les activités du projet conformément à toutes les politiques et procédures pertinentes de l’USAID et d’Abt Associates. Sous la direction du gestionnaire des finances et de l’administration, vous serez responsable de fournir un large éventail de soutien administratif et logistique au bureau de projet.
Responsabilités essentielles
- Aider à planifier la logistique pour les réunions de projet / séminaires / formations, en fournissant l’emplacement et le matériel, ainsi que la supervision du processus de paiement des indemnités journalières et des collations / repas.
- Effectuer des tâches de bureau générales, y compris, mais sans s’y limiter, la photocopie, la numérisation, la télécopie, le classement et l’envoi postal.
- Conserver des versions papier et électroniques des archives d’un projet, y compris les documents contractuels et de sous-traitance, les approbations des clients, les dossiers du personnel, les documents des consultants, les dossiers de voyage, les dossiers d’approvisionnement, les dossiers des livrables du projet, les procès-verbaux des réunions et les rapports de projet.
- Gérer et documenter les correspondances entre les bureaux de projet, le bureau à domicile, le client, les autres partenaires et les parties prenantes.
- Superviser la déclaration appropriée du temps de travail et veiller à la soumission en temps opportun des feuilles de temps électroniques et papier, ainsi qu’à la réalisation et à la soumission en temps opportun des formulaires d’ajustement de la main-d’œuvre, au besoin.
- Répondez aux appels téléphoniques entrants, prenez des messages complets et précis pour les personnes qui ne sont pas disponibles et assurez-vous qu’elles reçoivent les messages.
- Acheter, entreposer et distribuer des fournitures de bureau.
- Assurer le règlement rapide des factures de bureau.
- Prendre des dispositions logistiques pour le personnel de projet voyageant à l’extérieur de sa région ou pour les visiteurs internationaux.
- Aider le gestionnaire des achats à effectuer les achats, y compris la distribution des demandes de soumission, la collecte de devis et la demande de factures.
- Gérer et suivre les transactions et les reçus de petite caisse.
- Assister le directeur des finances dans la mise à jour de la liste d’inventaire du projet.
Exigences minimales
Diplôme d’études secondaires + Quatre ans d’expérience pertinente, ou diplôme d’associé + Deux ans d’expérience pertinente
Ce que nous valorisons
- Baccalauréat en administration, gestion, affaires, sciences sociales ou autre domaine pertinent (souhaitable).
- Au moins 3 ans d’expérience professionnelle pertinente dans l’administration de bureau.
- Excellente connaissance et expérience avec Windows, Word, Excel, PowerPoint et d’autres logiciels de traitement de données et de présentation graphique.
- Capacité à planifier et à exécuter de manière indépendante des tâches complexes tout en traitant les détails de gestion quotidiens et en restant organisé et concentré sur les échéances et la stratégie à long terme hautement souhaitable.
- Aptitude à évaluer les problèmes et à élaborer des solutions.
- Excellentes compétences en communication interpersonnelle et excellentes compétences organisationnelles.
- Préférence pour les candidats qui ont une expérience liée à des projets financés par l’USAID ou une autre expérience du développement international.
- Maîtrise du français et maîtrise de l’anglais.
Ce que nous offrons
Nous favorisons un environnement où vous pouvez prospérer à votre façon. Nos programmes novateurs de rémunération globale sont conçus pour vous aider à concilier votre travail et votre vie personnelle. L’approche de votre bien-être est centrée sur des avantages sociaux complets et le développement professionnel.
Abt Associates est un employeur d’action positive / égalité des chances engagé à favoriser une main-d’œuvre diversifiée. Abt Associates offre des salaires compétitifs sur le marché et des avantages sociaux complets. Les candidats locaux sont fortement encouragés à postuler.
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