Description de poste Gestionnaire Stock
- Supérieur hiérarchique : Directeur Logistique
- Supervisés : Assistant Stock & Magasinier
- Lieu de Travail : Le siège de MSI Sénégal à Dakar, le magasin de MSI Sénégal à Dakar, quelques visites de terrain à Dakar et régions
Responsabilité globale du poste
Le Gestionnaire Stock est responsable du suivi des états de consommation de stocks et de l’organisation des ravitaillements aux équipes sur le terrain afin d’éviter toute rupture de stock. Le Gestionnaire Stock est également responsable de la traçabilité de tous les mouvements de stocks et de la vérification de toutes les données/variables concernant le stock ainsi que le respect des normes de tenue de stocks et les procédures MSI.
Activités clés
- Vérification des rapports de stock mensuels des équipes, enregistrement des mouvements dans l’outil de gestion de stock, envoi des rapports validés aux finances quatre jours après la fin du mois (ce délai peut varier en fonction des mois). La vérification peut inclure mais n’est pas limitée aux rapprochements des sorties du magasin central avec les entrées des stocks des équipes et la triangulation des sorties des stocks des équipes avec les services offerts (avec l’aide des responsables des canaux).
- Tenir des sessions de travail régulières avec l’équipe finance sur la réconciliation des comptes.
- Tenir à jour la consommation moyenne mensuelle des produits par équipe ou par canal.
- Suivi des niveaux de stocks des équipes et du magasin central et organisation des réapprovisionnements selon les seuils définis.
- Revoir périodiquement les seuils d’alerte, maximum et minimum selon la consommation moyenne mensuelle.
- Comparaison de la consommation actuelle des consommables avec la consommation théorique, identification des variances auprès des responsables canaux et qualité.
- Aider les équipes de terrain dans la tenue de leurs stocks (visites terrain, formations, mise à jour).
- En collaboration avec le magasinier, assure l’inventaire physique mensuel du magasin central.
- Participation aux inventaires physiques trimestriels et semestriels des stocks des équipes et du magasin central.
- Superviser le travail de l’équipe de stock et s’assurer de :
- La mise à jour quotidienne des fiches de stock dans le magasin central ; o La bonne tenue de l’entrepôt (propreté, rangement, accessibilité, etc…) ;
o Contrôle régulier de la température dans le magasin central et accessibilité de la feuille de température ;
o La systématisation de bon d’entrée et/ou de sortie du magasin central et leur enregistrement ;
o Les sorties de stock sont faites en respectant la politique de gestion de stock (sortir en priorité des produits qui ont la date de péremption la plus proche, autorisations requises, documentation complétée correctement etc.)
Indicateurs clés de performance
- Nombre de produits en rupture pendentif le mois
- Nombre de jours dans le mois que les produits ont été en rupture
- Nombre d’équipes impactées par des ruptures de stock pendant le mois
- Valeur du stock périmé pendentif le mois
- Nombre de fois les seuils minimum et maximum ont été dépassés pendant le mois
- Ravitaillements traités dans le délai de traitement prédéfini après avoir atteint le seuil d’alerte
- Bon tenu du magasin central – fiches de stock à jour, produits rangés, température contrôlée.
- Traçabilité de tout mouvement de stock et la complétude de la documentation
- Rapports de stock soumis à temps et sans erreurs
- Variations mensuelles entre la consommation théorique et actuelle partagée avec les canaux responsables et qualité.
- Quality Technical Assessment (QTA) sur le tenu des stocks partout dans le programme.
Profil
Qualifications
Bac + 3 logistique, en pharmacie ou un domaine connexe.
Expérience
5 ans d’expériences en logistique/gestion de stocks/approvisionnements en ONG, en gestion pharmaceutique.
Compétences
- Une excellente maîtrise des logiciels informatiques, notamment MS Excel ;
- Familiarité avec les outils de gestion de stock (fiche de stocks, bon de sortie, inventaire etc.) ;
- Connaissance des normes de gestion d’un stock pharmaceutique (FEFO, chaine de froid etc.) ;
- Être rigoureux avec une attention permanente aux détails et un respect des procédures ;
- Être capable de superviser le travail de son équipe et être dans une logique permanente de renforcement de capacités, transferts de compétences ;
- Être capable de s’organiser, prioriser des tâches selon les besoins actuels de l’organisation et de travailler d’une manière autonome ;
- Être capable de travailler sous pression et à même de gérer les urgences ;
- Être capable de travailler en dehors des heures de travail si nécessaire ;
- Être capable de force de proposition pour améliorer les procédures ;
- Être engagé en faveur des droits sexuels et de la reproduction ;
- Être flexible quant aux horaires de travail ;
- Anglais courant (souhaite).
Notre mission
Des enfants par choix, pas par hasard
Notre vision
Un monde dans lequel chaque naissance est désirée
Nos valeurs
- Poussés par notre mission : avec un engagement inébranlable, nous existons pour permettre aux femmes et aux hommes d’avoir des enfants par choix, pas par hasard.
- Centrés sur nos clients : nous sommes répartis à nos clients et travaillons sans relâche pour fournir des services de grande qualité, à fort impact et qui répondent à leurs besoins individuels.
- Responsables : nous sommes responsables de nos actes et nous nous concentrons sur les résultats, assurant la viabilité à long terme du partenariat tout en accroissant son impact.
- Courageux : nous recrutons et cultivons un vivier de personnes talentueuses, passionnées et courageuses, n’hésitant pas à repousser les limites, à prendre des décisions difficiles et à défier les autres conformément à notre mission.
- Résilience : Dans les situations difficiles, nous travaillons ensemble et nous soutenons mutuellement en nous adaptant et en apprenant à trouver des solutions, quelques soient nos obstacles.
- Inclusion : Pour nous la diversité est une force. Nous avons tous notre rôle à jouer pour créer une culture où chacun peut prospérer, se sentir et contribuer de manière significative à notre mission et où tous nos clients se sentent accueillis et soutenus
Candidature
Envoyez par e-mail uniquement un CV détaillé et une lettre de motivation de maximum 2 pages contenant les références de 03 personnes à : recrutement@mariestopes.org.sn
Indiquer obligatoirement en objet la référence du poste « Gestionnaire Stock »
Date limite : 15 Mars 2023.