PNUD recrute 01 Assistante au Représentant Résident Adjoint Programme & Opérations

PNUD recrute 01 Assistante au Représentant Résident Adjoint Programme & Opérations

PNUD

Conakry,Guinée
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement

Job Description
Agency:  UNDP Title:  Assistante au Représentant Résident Adjoint Programme & Opérations Job ID:  33861 Practice Area – Job Family:  Management Vacancy End Date:  (Midnight New York, USA) 07/12/2020 Duty Station:  Conakry, Guinea
Education & Work Experience:  C-HS Graduate or Equivalent – 5 year(s) experience Languages  Required:  French                       Desired:  English
Grade:  G5
Vacancy Type:  FTA Local Posting Type;  External Bureau:  Africa Contract Duration:  1 Year with possibility for extensionCe poste est ouvert aux candidats (es) de nationnalité guinéenne.
Background
I.  Contexte organisationnel Sous la supervision du RRA P/O, l’Assistant (e) du RRA P/O assure la dissémination de l’information au sein du bureau et une utilisation transparente des outils de communication et informatique. L’ Assistant (e)  du RRA P/O promeut une approche client en totale adéquation avec les règles et travaille en étroite collaboration avec le personnel des Programmes, Opérations et des projets afin de faciliter la transmission et l’échange d’informations.
Duties and Responsibilities
II.  Fonctions / Principaux Résultats clés attendus
 Résumés des fonctions clés:
-Assure la Gestion des messages entrants et sortants-Assure la bonne transmission des valises diplomatiques-Assure un appui administratif aux Programme et Opérations-Gère et met à jour l’agenda du RRA P/O-Assure la bonne transmission des informations administratives du bureau-Facilite l’accroissement et le partage des connaissances
1.  Assure l’administration des messages entrants et sortants dans le but d’atteindre l’objectif suivant : -Prend des notes des différents sujets et les retranscrit en veillant à ce que l’orthographe la ponctuation et la présentation soient correctes, les documents, les rapports etc.… dont une partie est hautement confidentielle.-Rédige la correspondance qui ne porte pas sur des questions de fond et en assure le suivi.-Recherche, sélectionne, résume des informations et rédige des comptes rendus de réunion-Effectue des traductions non officielles-Classe et archive les documents des services-Relit et révise la correspondance soumise à la signature en veillant à ce que l’orthographe et la ponctuation soient correctes.
2. Assure la bonne transmission des valises diplomatiques dans le but d’atteindre les résultats suivants: -Réceptionne les valises diplomatiques et sous la supervision du responsable s’assure que tous les documents reçus sont conformes aux courriers/colis reçus.-Transmet les courriers et colis diplomatiques immédiatement après vérification du contenu par le superviseur.-Envoie les valises diplomatiques et s’assure que tous les documents de transmission sont bien remplis et correspondent exactement aux envois de courriers et/ou colis effectués.-Assure un archivage précis de tous les documents (entrants ou sortants) relatifs à la valise diplomatique.
3. Assure un appui administratif aux Programme et Opérations dans le but d’atteindre les résultats suivants: -Réceptionne les factures téléphoniques des différents opérateurs et les ventile aux différents utilisateurs et aux finances.-Effectue le suivi et le recouvrement.-Sert de back up au gestionnaire des congés dans ATLAS-Réceptionne les memo et courriers soumis à la signature du RRA-Réceptionne les requêtes et soumet à l’approbation du RRA
4. Gere et met à jour l’agenda du RRA P&O dans le but d’atteindre les résultats suivants : -Prends les rendez-vous et tient à jour des emplois du temps Reçois les visiteurs de haut rang-Répond aux questions avec discrétion-Effectue et filtre les communications téléphoniques 
5. Assure la bonne transmission des informations administratives du bureau dans le but d’atteindre les résultats suivants : -Enregistre tous les courriers entrants et les transmet aux destinataires respectifs-Enregistre tous les courriers émis par le bureau et se charge de leur acheminement aux destinataires.-Saisie des courriers officiels à la première demande de son superviseur et les soumet à approbation et signature avant expédition aux destinataires.-Gère l’envoi et la réception des paquets et colis notamment ceux envoyés et/ou reçus par DHL. Agit en qualité de point focal pour le bureau,-Effectue les courses externes relatives aux besoins du bureau, sur demande de son superviseur. 
6. Facilite l’accroissement et le partage des connaissances dans le but d’atteindre les résultats suivants : -Applique les leçons apprises directement ou au travers de la mise en place des meilleures pratiques.-Participe très activement aux réseaux de connaissance et des groupes de pratique dans son domaine d’intervention.
III.  Impact sur les résultats clés Les résultats clés ont un impact direct sur l’efficacité des activités du bureau en matière de gestion des Programme et Opérations et dans la réussite de la réalisation de la stratégie opérationnelle.
L’accueil et l’organisation des réceptions permettent une meilleure satisfaction des clients et renforce la crédibilité du PNUD.
Competencies
            IV. Compétences et facteurs critiques de succès
 Compétences liées au PNUD : -Démontre son intégrité par le respect des valeurs des Nations Unies et de son éthique.
-Développe la vision, la mission et les buts stratégiques des Nations Unies.-Respecte les différences culturelles, de genre, de religion, de race d’âge et de nationalité traite ses collègues équitabl-ement et sans favoritisme.
Compétences liées au poste :
Gestion des connaissances et apprentissage -Partage son savoir et ses connaissances
-Applique le plan d’apprentissage par un approfondissement régulier des connaissances et applique les leçons apprises.
Développement et efficacité opérationnelle -Bonne maitrise du français écrit et parlé
-Grande maitrise de l’outil informatique-Bonne élocution-Discrétion, confidentialité et très bonne moralité
Direction et Gestion -A toujours une attitude constructive, énergique et positive dans son travail.
-Démontre de très bonnes capacités de communication tant écrites qu’orales.-Reste calme, garde son contrôle et son sens de l’humour même sous pression.-Démontre son esprit d’ouverture et sa capacité à gérer des situations complexes.-Est intègre et respecte les valeurs et l’éthique des Nations Unies-Promeut la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD.-Est respectueux des cultures, du genre, des religions des races des nationalités et des différences d’âges
Required Skills and Experience           V. Qualifications requises
 Education :  Diplôme de fin d’études secondaires spécialisées en secrétariat. Un diplôme universitaire est désirable.
Expérience : -Au minimum cinq (05) ans d’expérience comme Assistante Administrative au niveau national ou international ou à un poste similaire. Une expérience prouvée en secrétariat
-Une bonne connaissance de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint…)
Langues: -Maîtrise parfaite du Français, langue officielle du Bureau Pays 
-Bonne connaissance de l’anglais.
Disclaimer
LES CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGEES
 Le PNUD a une tolérance zéro pour la corruption.
Les services de recrutement et des achats du PNUD sont gratuits et aucun paiement n’est exigé pour nos services.
En cas de violation de ces principes, veuillez nous contacter par le biais de l’adresse email suivante :  [email protected]
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