UNESCO recruits 01 Procurement assistant

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UNESCO recruits 01 Procurement assistant

UNESCO

chad
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement

PROCUREMENT ASSISTANT
Secteur de tutelle : Secteur de l’administration et du management (ADM)
Lieu d’affectation: Chad
Catégorie d’emplois: Administration
Type de contrat : Personnel non permanent
Grade : Level 3
Durée du contrat : 1 année
Recrutement ouvert à : Candidats externes
Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 20-JUILLET-2021
Valeur fondamentales de l’UNESCO :  Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme
RESUME DES FONCTIONS DU POSTE Dans le but d’assurer une gestion efficace des programmes et projets mis en œuvre par l’UNESCO et assurer la présence, le positionnement et une meilleure visibilité de l’Organisation et de ses actions au Tchad, il est prévu le recrutement d’un(e) Procurement Assistant(e) qui sera basé(e) à l’Antenne de l’UNESCO à N’Djamena.
Sous l’autorité du Directeur du Bureau régional multisectoriel pour l’Afrique centrale à Yaoundé, l’encadrement du Coordonnateur de l’Antenne de l’UNESCO à N’Djamena et la supervision directe de l’Administrateur de Yaoundé en étroite collaboration avec l’Administrateur de l’Antenne, le (la) Procurement Assistant(e) sera chargé(e) de :
Collecter les informations pertinentes et actualisées pour l’élaboration des contrats d’achat pour le compte de l’Antenne ainsi que pour l’évaluation des offres, la gestion des contrats, des offres et des fournisseurs dans le respect des obligations contractuelles, des considérations légales, des normes et procédures de l’Organisation ;Préparer les cahiers de charge, des demandes de cotations, des invitations à soumissionner à l’évaluation des offres, aux négociations avec les fournisseurs et au montage des dossiers à soumettre à l’Administrateur le cas échéant;Exécuter la mise en œuvre des stratégies d’achats, y compris le développement ou l’application de logiciels d’achat en ligne (e-procurement), en mettant l’accent sur les outils de gestion, la mise à jour des bases de données contenant entre autres la liste actualisée des fournisseurs et l’évaluation de la performance de ces derniers ; inscrire les nouveaux fournisseurs dans le système et maintenir l’exactitude des données concernant les fournisseurs existants ;Analyser et gérer des demandes, en consultation avec le Coordonnateur de l’Antenne ainsi que les différentes équipes pour assurer la clarté et l’exactitude des données entrées dans le système financier de l’Organisation, les caractéristiques, la qualité des produits, les conditions et date de livraison ;Assurer le traitement et l’édition des bons de commande ; la revue et le traitement des factures en liaison avec le Coordonnateur de l’Antenne ainsi que les différentes équipes, et/ou le fournisseur impliqué, pour résoudre tout problème éventuel ;Assurer le suivi de toute question liée aux achats et y apporter des réponses (questions soulevées par le siège, tout partenaire ou fournisseur, etc. directement impliqués ou non);Suivre, en étroite collaboration avec l’Administrateur du Bureau de Yaoundé, l’Administrateur de l’Antenne ainsi que le Procurement Officer de l’Antenne, la capacité des fournisseurs à livrer à temps et dans la limite acceptable au plan de mise en œuvre ; Assurer la recherche de nouveaux fournisseurs et produits le cas échéant ; Effectuer l’élaboration et l’application des stratégies d’économie et de réduction de coût ;Organiser des services de logistique, de gestion, des expéditions, d’exonérations d’impôts, de l’assurance et d’enregistrement pour toutes activités du projet ;Toute activité supplémentaire requise pour assurer le succès du travail de l’équipe.
COMPETENCES (Fondamentales / Managériales) Responsabilité (F)Communication (F)Innovation (F)Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F)Planification et organisation (F)Culture du résultat (F)Travail en équipe (F)
Pour plus d’informations, merci de consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO.
QUALIFICATIONS REQUISES
Education Être titulaire d’un diplôme universitaire de niveau Licence
 en Passation des Marchés, en Sciences et Techniques Comptables et Financières, Gestion et administration publiques ou équivalent.
Expérience Professionnelle Justifier d’une expérience professionnelle pertinente minimum de deux (2) ans  dans le domaine des achats, de la logistique ou d’une expérience similaire.

Savoir-faire et compétences Très bonne connaissance d’un des système d’ERP (SAP, Oracle …) ;
  Être familier avec les logiciels courants de bureau (Word,Excel, PowerPoint, Outlook, etc) ;  Aptitude à prendre des initiatives pour s’acquitter des tâches qui lui sont assignées; devra être capable d’identifier des solutions alternatives dans le contexte des directives et procédures internes, utiliser les procédures appropriées et prendre les décisions appropriées. L’exactitude de l’information administrative, budgétaire, financière et des ressources humaines est essentielle ;  Aptitudes d’établir des priorités et de planifier, coordonner et suivre son propre plan de travail ;  Aptitude à proposer de nouvelles manières d’atteindre les objectifs de travail; développer de manière proactive des solutions efficaces aux problèmes dans son propre domaine d’expertise ;  Bonnes compétences interpersonnelles; aptitude à travailler dans un environnement multiculturel avec sensibilité et respect de la diversité ;  Aptitude à écrire de manière claire et concise et à communiquer avec efficacité ;  Volonté de se tenir au courant des nouveaux développements dans le domaine de l’administration, du budget, des finances et des ressources humaines ;  Aptitude à assumer la responsabilité de sa propre performance; reconnaître le potentiel de dilemmes éthiques et demander conseil pour les résoudre; respecter et travailler de manière productive avec tous les individus, indépendamment de leur sexe, de leur origine nationale et culturelle; agir conformément aux procédures et aux politiques établies ;  Aptitude à assumer la responsabilité de sa propre performance; reconnaître le potentiel de dilemmes éthiques et demander conseil pour les résoudre; respecter et travailler de manière productive avec tous les individus, indépendamment de leur sexe, de leur origine nationale et culturelle, agir conformément aux procédures et aux politiques établies ;  Avoir une bonne aptitude à travailler en équipe et sous pression.  Langues  Excellente maîtrise du français et/ou de l’anglais et une bonne connaissance de l’autre langue.

QUALIFICATIONS SOUHAITEES   Expérience Professionnelle Expérience antérieure au sein du système des Nations Unies et particulièrement au sein de l’UNESCO serait un atout ;
  Expérience pratique dans les environnements financiers des Nations Unies ou des ONG.  Savoir-faire et compétences  Compétences informatiques avancées, notamment pour l’utilisation des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ;
  Connaissance intermédiaire des logiciels financiers (ERP).  Bonne connaissance des règles et procédures de l’Organisation ;  Connaissance des instruments normatifs et des programmes de l’UNESCO ;  Excellentes capacités d’écoute et d’encadrement ;  Bonne connaissance de SAP serait un atout
Langues Connaissance d’une autre langue officielle de l’UNESCO (Arabe, chinois, espagnol, russe) serait un atout.

DETAILS DU POSTE Titre du poste: Procurement Assistant Grade: SB3Type de contrat: Contrat de serviceDurée du contrat: 12 mois Clôture des candidatures (minuit heure d’Afrique centrale): 20 Juillet 2021
PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l’UNESCO carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.
L’évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu’un entretien basé sur les compétences.
L’UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l’évaluation des candidats.
Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l’étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.
L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro envers toute forme de harcèlement.
L’UNESCO s’est engagée à atteindre et à maintenir la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l’UNESCO est résolue à créer une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les personnes issues de groupes minoritaires, de groupes autochtones et les personnes handicapées, ainsi que les ressortissants d’États membres non représentés ou sous-représentés (veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour) sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité. Une mobilité internationale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux.
L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement. POSTULER