Contract and Grant Officer

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TITRE DU POSTE :  Chargé (e) de Contrats & Subventions

Lieu d’affectation  : Dakar

Type de contrat  : CDD

Durée  : 12 mois

INTRODUCTION

Family Health International (FHI360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées. FHI 360, est présente dans plus de 70 pays au monde et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, de l’économie et du développement, de la recherche et technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement. Nous recherchons actuellement des candidats qualifiés pour le poste Contract et Grant Officer, projet EpiC Sénégal. 

EpiC est un projet mondial de cinq ans financé par le Plan d’urgence du président américain pour la lutte contre le sida (PEPFAR) et l’Agence américaine pour le développement international (USAID). Le projet fournit une assistance technique stratégique (TA) et une prestation de services directe pour surmonter les obstacles à 95-95-95 et promouvoir une gestion autonome des programmes nationaux de lutte contre le VIH en améliorant le dépistage des cas de VIH, la prévention, les programmes de traitement et la charge virale (CV) suppression parmi les populations clés (PC) et les populations prioritaires (PP). Au Sénégal, EpiC travaillera dans plusieurs régions pour fournir des services liés au VIH parmi les PC et les PP au Sénégal et renforcera les capacités des organisations locales et communautaires de PC et travaillera en étroite collaboration avec les structures de santé, le gouvernement sénégalais et les principales parties prenantes pour fournir des services VIH adaptés.

FHI 360 Epic Sénégal recrute pour son bureau de Dakar Un(e) Contract et Grant Officer.

DESCRIPTION DU POSTE : Sous la supervision du Manageur, Finance et Operations, le Contract et Grant Officer fournira l’appui aux bénéficiaires de subventions dans le développement des propositions et des budgets, dans le suivi et le rapportage.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES :

GESTION DES CONTRATS  :

  • Assurer une bonne gestion/ archivage des contrats conclus entre FHI 360 et les fournisseurs de services ;
  • Assurer une bonne gestion des contrats et subventions, faire le contrôle de travail, développer et exécuter les systèmes de gestion et de contrôle solides pour la conformité de FHI 360 aux conditions de l’accord et ses politiques ;
  • Donner un appui au service de Contrats et Subventions et aux autres membres du personnel de FHI 360 pour s’assurer que les outils de C&G (Contrats et Subventions) répondent aux besoins des programmes ;
  • Initier la préparation des projets des contrats avec les fournisseurs de services et s’assurer si les contenus sont en conformité avec les règles et réglementations de FHI360 et du bailleur de fonds ;
  • Maintenir de bonnes relations de travail avec le personnel technique ou personnel chargé des Contrats au niveau des agences d’exécution ;
  • Développer les outils, proposer à la direction du projet des besoins d’amélioration et identifier les besoins en formation pour s’assurer que les fonctions de Contrat et Subventions chez FHI 360 soient cohérentes et conformes à travers toute l’organisation ;
  • Assister la direction du projet dans le développement/ révision des politiques et procédures et s’assurer de leur mise en application et du suivi ;
  • Interpréter et utiliser les réglementations liées au financement afin de s’assurer que les politiques et procédures de FHI 360 ainsi que les exigences de contrat liées à l’approvisionnement soient respectées et que les activités des sous- subventions et des sous contrats soient exécutées en toute cohérence au sein de FHI 360 ;
  • Coordonner le développement et mise en œuvre des procédures dans le cadre de l’exécution des projets pour s’assurer que les archives et les documents des audits sont bien classés et archivés ;
  • Assurer le suivi pour que les procédures liées aux Contrats et Subventions et celles des sous projets y relatifs soient efficaces, suivis de manière appropriée et exécutées dans les délais requis ;
  • Interpréter les réglementations qui régissent le financement et élaborer les procédures d’exécution ;
  • Réviser et préparer les modifications apportées aux subventions

GESTION FINANCIERE  :

  • Participer à l’élaboration du budget annuel du projet, des budgets des activités programmatiques ;
  • Assurer un suivi budgétaire hebdomadaire en utilisant les différents outils disponibles dans FHI 360 ;
  • Vérifier les documents de paiement pour s’assurer de leur conformité aux règles et procédures de l’Organisation ;
  • Analyser les prévisions budgétaires, les dépôts règlementaires et la compilation des données complexes ;
  • Coordonner la gestion et le suivi des avances de voyage et des activités de formation et autres ;
  • Coordonner et maintenir des procédures de paiement après avoir vérifié l’exactitude et la conformité de toutes les dépenses ;
  • Faire la revue et analyser toutes les demandes de paiement en attendant que des mesures appropriées soient prises ;
  • Assurer la fluidité et en temps opportun de toutes les dépenses liées aux rapports et documentations d’audit ;
  • Assurer l’exhaustivité des documents justificatifs et l’exactitude des entrées de l’information financière sur les formulaires normalisés ;
  • Maintenir le système comptable de FHI 360 Sénégal, fournir de la documentation pour les transactions comptables, entrer toutes les transactions et résoudre tout problème en apportant des clarifications et/ou documents comptables;
  • Tenir des registres comptables exacts et complets et des informations d’audit ;
  • Assurer le suivi de toutes les données sur factures et les mettre dans le système GFAS correctement ;
  • Fournir des présentations et formations aux personnels du projet et aux partenaires si nécessaire ;
  • Documenter des problèmes complexes et articuler efficacement des conclusions écrites ;
  • Participer aux travaux d’analyse des dépenses des partenaires et mettre à jour le tableau de suivis budgétaires des partenaires de mise en œuvre ;
  • Procéder à la revue des pièces comptables soumises par les partenaires en vue de la validation de leurs rapports financiers (SFRs) ;
  • Documenter les revues des rapports financiers des partenaires et préparer la liquidation des dépenses approuvées ;
  • Travailler sur la réconciliation des avances octroyées aux partenaires et l’établissement des cash receipt ;
  • Exécuter d’autres tâches jugées nécessaires par le superviseur.

QUALIFICATIONS/ COMPETENCES REQUISES:

  • Avoir au moins un Diplôme de Licence en Finance, comptabilité, commerce, Audit ou d’autres domaines affiliés.
  • Au moins 5-7 d’expérience dans la gestion de subventions, et contrats
  • Avoir des connaissances avérées sur les exigences liées aux contrats et subventions d’USAID et des autres bailleurs ;
  • Être capable de travailler de manière indépendante avec des initiatives de gestion de beaucoup de travail et peut organiser le travail des membres du personnel ;
  • Interpréter les réglementations qui régissent le financement de USAID et élaborer les procédures d’exécution ;
  • Avoir des compétences en communication verbale et écrite.
  • Maitriser l’outil informatique notamment savoir manipuler aisément les logiciels Word, Excel, Power Point, Outlook, etc. ;
  • Capacité de travailler avec les autres membres du personnel et maintenir la cohésion au sein du personnel du projet, des sous-contractants, des consultants et autres demandeurs de l’assistance technique ; et
  • Excellentes capacités de communication orale et écrite en Français et bon niveau d’anglais

TECHNOLOGIE A UTILISER :

  • Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.),

CONDITIONS DE VOYAGE :

  • Voyages potentiels dans les régions : 10%-25%

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

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