MAX HAVELAAR France recrute 01 Office manager

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MAX HAVELAAR France recrute 01 Office manager

MAX HAVELAAR France

Fairtrade/Max Havelaar est un mouvement international qui regroupe des ONG et des représentants de producteur.rice.s. Son but : utiliser le commerce pour donner à des paysans et travailleurs agricoles de l’hémisphère sud les moyens de lutter eux-mêmes contre la pauvreté.

En France, l’association à but non lucratif Max Havelaar France se charge de promouvoir et développer cette forme de consommation responsable. Elle gère le label Fairtrade/Max Havelaar apposé sur des produits de différentes entreprises engagées. Elle accompagne les acteurs économiques dans leur démarche et sensibilise l’opinion publique.

Pour en savoir plus sur :  https://maxhavelaarfrance.org/

Vos Missions

Rattaché.e au Secrétaire Général et dans un objectif global d’efficience et de développement pérenne, l’office manager est responsable de la bonne gestion des moyens matériels de l’Association (locaux, système d’information, équipements informatiques et bureautiques, fournitures diverses), en lien avec les prestataires et fournisseurs externes.

L’office manager agit en étroite collaboration avec les autres collaborateurs du pôle SG (notamment responsable comptable et financier, responsable RH) et inscrit son action dans une logique « client » afin d’offrir la meilleure qualité de service aux collaborateurs de l’Association.

Vos principales responsabilités

Sous la responsabilité directe du Secrétaire Général et au sein d’une équipe d’une 40aine de collaborateurs :

  • Assurer la gestion efficace des outils et équipements de travail :
    • Maintenance quotidienne du réseau et du parc informatique, en lien avec le prestataire informatique : suivi des demandes des collaborateurs-rices (interventions, mises à jour, …) gestion des entrées/sorties, etc. ;
    • Identification des évolutions SI nécessaires au regard des besoins et spécificités de l’association (logiciels, équipements) ;
    • Gestion des outils et solutions digitaux en réponse aux besoins de l’équipe : visio (Teams, Zoom, …), outils collaboratifs, dématérialisation, etc. ;
    • Gestion des fournisseurs d’équipements bureautiques : copieurs, téléphonie, etc. ;
    • Gestion des fournitures de bureau et consommables divers.
  • Assurer la bonne maintenance des locaux, en étroite coordination avec le gestionnaire du site du château Etic Nanterre : organisation des espaces de travail et évolutions lorsque nécessaire (aménagement des locaux, gestion du mobilier de bureau, etc.) ;
  • Assurer le suivi administratif et budgétaire des moyens généraux :
    • pilotage budgétaire, en lien avec le responsable comptable et financier ;
    • suivi administratif (tableaux de suivi, inventaire, etc.) ;
    • mise en place et actualisation des procédures internes nécessaires ;
    • gestion des assurances (locaux, équipements, etc.).
  • Selon les besoins, apporter un appui logistique et/ou organisationnel aux différents pôles pour l’organisation d’évènements internes et externes ;
  • Participer activement à la vie du pôle, de l’équipe et de l’Association, en particulier sur les aspects liés à la RSO: identification de fournisseurs/prestataires responsables, amélioration du bilan carbone de l’association, relations avec les autres résidents du château Etic Nanterre.

Expériences / Formation

  • Formation Bac +2/3 : BTS ou DUT assistant de direction, gestion PME-PMI, office management ou tout autre diplôme équivalent ;
  • Minimum 3 ans d’expérience dans des fonctions similaires, idéalement au sein d’une organisation à taille humaine (PME ou association) ;
  • Qualités requises : orientation résultats, polyvalence, grande disponibilité et ouverture aux autres, organisation, rigueur, sens des priorités, capacités de négociation, curiosité/intérêt pour les domaines technique, juridique et financier relevant du périmètre ;
  • Maitrise du pack office (Word/Excel/PowerPoint) ;
  • Anglais souhaité ;
  • L’expérience du secteur associatif / ESS serait un plus.

Comment postuler

Envie de rejoindre une structure en fort développement, portée par une équipe jeune, engagée et enthousiaste ?

Merci d’adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation) à Max Havelaar France par email :  [email protected] , avec la référence : SG/OM