UNOWA recrute 01 Administrative officer

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UNOWA recrute 01 Administrative officer

Représentant spécial du Secrétaire général pour l’Afrique de l’Ouest/Bureau des Nations Unies pour l’Afrique de l’Ouest

DAKAR, SENEGAL

Vacance de poste
Intitulé publication : ADMINISTRATIVE OFFICER, FS6 Intitulé code d’emploi : Spécialiste d’administrationDépartement / Bureau : Représentant spécial du Secrétaire général pour l’Afrique de l’Ouest/Bureau des Nations Unies pour l’Afrique de l’OuestLieu d’affectation : DAKAR Période de candidature :  18 décembre 2021 No de l’appel á candidature : 21-Administration-UNOWA-168728-R-Dakar (R)Staffing Exercise N/AValeurs fondamentales de l’ONU : intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Cadre organisationnel This position is located in the United Nations Office for West Africa and the Sahel (UNOWAS) located in Dakar, Senegal. The incumbent will report to the Special Representative of the Secretary General (SRSG) for West Africa and the Sahel and Head of UNOWAS through the Chief of Staff.
Responsabilités Human Resource Management• Effectively coordinates actions relative to the administration of human resource activities, e.g., recruitment, placement, promotion, performance appraisal, job classification reviews, separation of staff members, training etc., ensuring consistency in the application of UN rules and procedures.
Budget and Finance• Takes the lead with respect to the preparation and implementation of the work programme, ensuring that financial resources in the office of the SRSG are utilized to implement activities in accordance with the Programme Budget and allotments issued for the OSRSG.• Monitors and reviews the work programme and budget of the OSRSG by conducting regular and special reviews to assess progress of actual work versus the programme plan. Coordinates the production of programme reports.• Defines requirements and work with systems units with respect to improving budget reporting systems and cost-effective utilization of program resources.• Develops procedures and implements same to ensure that accounting and financial management controls are consistent with UN policy and practice.• Supervises and/or provides guidance on financial administration and management information issues and practices to colleagues in the SRSG front office.• Provides guidance and leadership to more junior staff.
General Administration • Manages SRSG programmes that include travels, appointments and SRSG daily calendar.• Manages a wide range of incoming and outgoing correspondences for the SRSG office• Liaise with Mission Support on work related to procurement, operational travel programme and other administrative issue for the OSRSG.• Liaise with Mission Support to review adequacy of OSRSG’s space requirements.• Oversees the identification of OSRSG technology needs and maintenance of equipment, software and systems, coordinating with mission’s Field Technology Unit enhancements as necessary• Provides substantive and administrative support in managing priorities and workflow in the office of the SRSG, coordinates multiple and diverse activities and work processes to ensure management of directives and decisions.• Handles a wide range of administrative duties and processes, leave requests, attendance records, timesheets, travel arrangements and visa applications for the SRSG.• Performs other related work as required.
Compétences • Professionalism – Substantive and thorough knowledge of administrative functions. Ability to communicate with senior officials and handling confidential information. Extensive knowledge, regarding the application of financial, and staff regulations and rules. The skills and ability to analyze and interpret financial data. Ability to manage processes, maintain accurate records, interpret/analyze a wide variety of data, and identify/resolve data discrepancies and activity problems. Familiarity with all of the unit’s business operations and objectives. High degree of commitment to ensure the proper use of the unit’s financial resources. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Takes responsibility for incorporating gender perspectives and ensuring the equal participation of women and men in all areas of work.
• Planning & Organizing – Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amounts of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.
• Communication – Speaks and writes clearly and effectively; listens to others, correctly interprets messages from others and responds appropriately; asks questions to clarify and exhibits interest in having two-way communication; tailors language, tone, style and format to match audience; demonstrates openness in sharing information and keeping people informed.
Formation High school diploma or equivalent is required. Technical or vocational certificate in administrative services, finance, human resources, business administration or personnel management is required. Certification or training in protocol responsibilities is desirable.
Expérience professionnelle At least ten (10) years of progressively responsible experience  within the United Nations system or the private sector in the field of administrative services, finance, accounting, human resources, audit, or in other related fields is required of which three (3) years should have been at the supervisory level. The minimum years of relevant experience is reduced to five (5) years for candidates who possess a first level University degree.
. Experience working in a UN Special Political Mission, UN Peacekeeping Operation, or other UN field operation or similar international organization is desirable.
Experience working in the front office of a Special Representative of the Secretary-General is desirable.
Connaissances linguistiques English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the position advertised, fluency in oral and written English and French is required.
Méthode d’évaluation Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by competency-based interview.
Notice spéciale Initial appointment against this position is for a period of one year and may be subject to extension. Extension of the appointment is subject to Extension of the mandate and/or the availability of the funds. Staff members are subject to the authority of the Secretary-General and to assignment by him or her. In this context, all staff are expected to move periodically to new functions in their careers in accordance with established rules and procedure
Charte des Nations Unies Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s’entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu’il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d’emploi ou crée au lieu de travail un climat d’intimidation, d’hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
Aucun frais de dossier L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.
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