𝗦𝗲𝗰𝘁𝗲𝘂𝗿 𝗱’𝗮𝗰𝘁𝗶𝘃𝗶𝘁𝗲́ : ONG/ Humanitaire
𝗟𝗼𝗰𝗮𝗹𝗶𝘀𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻 : Ziguinchor, SENEGAL
𝗩𝗼𝘀 𝗺𝗶𝘀𝘀𝗶𝗼𝗻𝘀 :
𝗟𝗼𝗴𝗶𝘀𝘁𝗶𝗾𝘂𝗲 :
• Collecter et expédier les nouveaux équipements/fournitures selon les instructions.
- Organiser le transport du personnel et des marchandises selon les besoins.
- Tenir à jour les registres logistiques et classer les documents, notamment les bons de commande, les reçus, etc.
- S’assurer que les nouveaux équipements/fournitures sont enregistrés conformément aux procédures de l’entreprise.
- Attribuer les équipements/fournitures selon les instructions, en veillant à ce que toutes les demandes soient approuvées avant la livraison.
- S’assurer que les stocks achetés sont collectés/reçus, enregistrés et livrés dans les délais, en organisant également le transport si nécessaire.
- Mettre en oeuvre et maintenir un système d’approvisionnement local conforme aux politiques et procédures de l’entreprise.
- S’assurer que tous les achats sont effectués de manière équitable et transparente, qu’ils sont entièrement documentés et qu’ils sont conformes aux politiques de l’entreprise et celles des bailleurs.
- Contribuer à la planification des achats et à l’identification des fournisseurs.
- Établir et maintenir des relations de travail éthiques et professionnelles avec les fournisseurs.
- Gérer les devis uniques, les demandes de devis et les appels d’offres (avec le soutien du Responsable Régional Logistique) conformément aux seuils d’achat et s’assurer que les achats sont autorisés par le(s) titulaire(s) du budget.
- Coordonner avec les parties prenantes internes pour garantir l’intégration des contrôles internes, le paiement en temps voulu des fournisseurs et la documentation d’appui complète et vérifiable.
- Développer et maintenir une liste de prix des produits et une base de données de fournisseurs, en développant des relations avec les fournisseurs locaux pour s’assurer que l’entreprise obtient le meilleur rapport qualité-prix.
- Rendre compte rapidement des préoccupations concernant des violations potentielles ou suspectées des politiques et procédures (conflit d’intérêt, violation du code de conduite, violation de la politique anti-corruption, etc.…)
𝗙𝗶𝗻𝗮𝗻𝗰𝗲 :
• Aider le FFSM à s’assurer que l’entreprise se conforme à toutes les exigences de paiements et de prélèvements statutaires.
- Aider le FSSM à examiner et à traiter les demandes de paiement, en veillant à l’exactitude et au respect de la politique de l’entreprise.
- Vérifier la conformité financière des réquisitions et des bons de commande, des bons de réception avant tout paiement
- S’assurer que tous les paiements réguliers sont effectués dans les délais.
- Gérer la petite caisse du programme, notamment en effectuant un comptage quotidien de la caisse et en signalant immédiatement tout écart à FSSM
- Mettre à jour quotidiennement le livre de caisse avec les transactions effectuées.
- S’assurer de la tenue de registres précis et justificatifs de paiement.
- Obtenir le relevé bancaire du compte de l’entreprise chaque mois et l’envoyer à FSSM comme support du rapport financier mensuel
- Maintenir un système de classement efficace en s’assurant que tous les documents comptables soient bien classés
𝗔𝗱𝗺𝗶𝗻𝗶𝘀𝘁𝗿𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻 :
• S’assurer que les horaires des prestataires de services sont maintenus et communiqués.
• Aider à préparer la documentation écrite, selon les besoins.
• Effectuer le classement électronique et sur papier, de manière précise et efficace.
• Accueillir les visiteurs au bureau /à la maison d’hôtes.
• Maintenir les fournitures de bureau et coordonner tout entretien nécessaire, selon les besoins…
𝗩𝗼𝘁𝗿𝗲 𝗽𝗿𝗼𝗳𝗶𝗹 :
• S’assurer que les horaires des prestataires de services sont maintenus et communiqués.
- Aider à préparer la documentation écrite, selon les besoins.
- Effectuer le classement électronique et sur papier, de manière précise et efficace.
- Accueillir les visiteurs au bureau l’entreprise à la maison d’hôtes.
- Maintenir les fournitures de bureau et coordonner tout entretien nécessaire, selon les besoins.
- Faciliter les démarches d’obtention des visas du staff en collaboration avec le SSM
- Respecter et fait respecter les échéances et les procédures de gestion administratives, financières et logistiques de l’organisation
- Assurer toute autre tâche spécifique demandée par la hiérarchie dans l’intérêt de l’entreprise
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Envoyez votre Curriculum Vitae (CV) en format Word avec en objet, la mention «Chargé(e) des Services Support (SSO) » à servicerecrutementpcgsn@phoenixcga.com