Médecins du monde recrute 01 Chargé de l’Administration

Médecins du monde recrute 01 Chargé de l’Administration

Médecins du monde

Kandi, Bénin
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement

Membre du Réseau International de Médecins du Monde comportant 15 associations, Médecins du Monde Suisse intervient au Bénin depuis 2009, où elle met en œuvre plusieurs programmes dont un programme de lutte contre les Violences basées sur le Genre dans les départements du Littoral, Zou, Borgou et Alibori. Dans le cadre de l’intensification de ses actions dans l’Alibori, plus précisément à Kandi,  l’ONG recrute pour le poste :
– Chargé de l’Administration (01 poste)

Durée du contrat 09 mois renouvelable suivant la performance et selon les besoins
Poste basé à  Bénin – Kandi
Aires de travail Départements Borgou et Alibori
Type de Contrat Contrat national, à temps plein, à durée déterminée
Date de publication 03.03.2021
Date de démarrage contrat 01.04.2021

PROFIL DE POSTE DE CHARGE (E) DE L’ADMINISTRATION
DESCRIPTION DU POSTE : Sous la Responsabilité du Responsable Admin/fin et sous la supervision du chargé de logistique, vous assurez la gestion administrative globale de la base opérationnelle de Kandi, en vue de l’atteinte des objectifs. Vous êtes le.la responsable hiérarchique d’un.e chauffeur et vous travaillerez en étroite collaboration avec 2 chargés de projets et le reste  des membres de l’équipe de MdM-CH à Kandi ainsi que de l’équipe support de la base de Cotonou (plus particulièrement la chargé administrative de Cotonou).   
Plus particulièrement, vos principales responsabilités seront :
Secrétariat / administration : ? Assure la rédaction des courriers, l’élaboration des procès-verbaux des réunions, l’écriture des rapports et le bon archivage de ces documents. ? Assure le bon archivage du courrier entrant et sortant. ? Assure la gestion et l’entretien des locaux du bureau de Kandi. ? Tient à jour une liste de contacts internes et externes et la transmet à la base de Cotonou. ? Assure la bonne rédaction des contrats (de prestations, d’achats, de partenariat), sur validation de la chargée de l’administration de Cotonou. ? Initie les demandes de dépenses dont il/elle a le ressort. ? Emet les bons de commandes pour les achats réalisés par le bureau de Kandi. ? Assure le bon archivage de l’ensemble des documents sur le serveur de la base Cotonou. 
Administration des RH ? Assure la soumission des timesheet par le personnel et les transmet au bureau de Cotonou. ? Assure la gestion administrative des congés du personnel de Kandi. ? Collabore avec le bureau de Cotonou pour la tenue à jour des dossiers RH des collaborateurs de Kandi. ? Assure la bonne organisation des missions réalisées par l’équipe de Cotonou à Kandi (réservations d’hôtels). ? Veille à la diffusion et au respect des outils de gestion des RH (règlement intérieur, code de conduite). 
Comptabilité : ? Assiste les chargés de projets et les ADC dans l’établissement des demandes d’engagements et de dépenses et assure la validation des demandes en confirmant la disponibilité budgétaire et la disponibilité en matière de trésorerie. ? Gère la caisse ainsi que les avances de caisses et réalise les avances de paiements autorisés en espèce.? Tient journalièrement le journal manuel de caisse, le journal manuel des avances et vérifier quotidiennement les justifications d’avances de dépenses. ? Effectuer les demandes d’approvisionnement de banque (vis-à-vis de la base Cotonou) et de caisse. ? Se déplace vers la banque pour les encaissements de chèques ou les versements de fonds. ? Assure que tout décaissement respecte les dispositions en matière de gestion financière de MdM Suisse au Bénin et alerte la hiérarchie en cas de non-respect des dispositions administratives et financières. ? Prépare les documents de paiements (chèques, ordres de virement, cash) pour revue et approbation des responsables budgétaires. ? Réalise les paiements des factures émises au bureau de Kandi. ? Procède aux vérifications de base des pièces justificatives des avances de fonds au personnel ou des activités aux partenaires. ? Est responsable de la tenue des journaux de banque et de caisse sur Excel et effectue l’enregistrement des opérations comptables. ? Réalise le traitement des écritures comptables émises par la base de Kandi sur Excel (y compris les imputations analytiques). ? Effectue les rapprochements bancaires. ? Effectue la numérisation des pièces comptables ; le cas échéant l’envoi des pièces à la base de Cotonou. ? Collecte auprès des partenaires les pièces justificatives des avances de fonctionnement et rend compte à la base de Cotonou
Logistique : ? Met en place et maintient un répertoire local (ville de KANDI) des fournisseurs et prestataires validés par le Bureau de Cotonou.? Met à jour un répertoire des prix local. ? Assure la mise en œuvre et le suivi du plan d’achat du bureau de Kandi. ? Planifie et exécute les procédures d’achats conformément aux plans d’achats et demandes d’engagements, dans le respect des procédures ad hoc. ? Assure la gestion du parc automobile. ? Assure la planification des missions de la base ? Supervise le travail du chauffeur et assure un contrôle mensuel de l’utilisation du carburant et du plan de maintenance des véhicules et groupes électrogènes.? Veille à ce que les formalités réglementaires soient remplies en cas d’accident du véhicule        ? Rempli les fiches de demandes de validation de déplacements et établi les ordres de mission.? Assure les réservations d’hôtel pour les missions de l’Alibori  ? Assure la mise à jour constante de l’inventaire des biens du bureau de Kandi. ? Organise, met en place et agence les stocks avec l’appui du chauffeur. ? Elabore et soumet les documents de décharge/actes de donation pour les remises et transferts de biens aux partenaires. ? Assure – avec le soutien du chargé des systèmes d’information – la gestion et maintenance des équipements basés au bureau de Kandi. ? Assure la gestion des agents de sécurité de la base? Fournit des informations pour l’analyse de la situation sécuritaire à Kandi au référent sécurité de Cotonou. ? Veille au bon fonctionnement des équipements de communication de l’équipe. ? Assure l’application du manuel sécurité par l’équipe de Kandi et alerte la base de Cotonou en cas de manquement. 
PROFIL RECHERCHÉ :
Conditions Scolaires/Académiques :  Avoir une licence  en sciences de gestion – option comptabilité de Gestion/Audit et contrôle de Gestion/Gestion des Entreprises/Administration avec comme diplôme de base un BAC G2, Un diplôme/certificat complémentaire  en logistique / gestion des approvisionnements serait un atout
Expérience professionnelle :  Faire preuve d’une expérience de 5 années minimum  dans le domaine administratif / comptable / logistique dont au moins 2 années dans une ONG internationaleFaire preuve d’une connaissance et d’une compréhension approfondies du logiciel EXCEL. Une expérience de travail dans le département de l’Alibori serait un grand atout.
Aptitudes :  Excellente capacité rédactionnelle en français.Connaissance approfondie des outils collaboratifs et du pack office. Connaissance des logiciels de comptabilité SAGA serait un atout. Connaissance de la gestion des approvisionnementsAptitude dans la planification  Connaissances des procédures de bailleurs de fonds. Sens de l’organisation, de la priorisation et de la planification stratégique et opérationnelle, esprit d’analyse et capacité à prendre des initiatives Capacité à travailler en équipe, à utiliser le réseau professionnel et en gardant le respect de la multiculturalité, Sens de la rigueur,Autonomie tout en respectant les procédures et les règles de vie et de sécurité de la mission. Engagé, vous adhérez aux valeurs de MdM et êtes motivé par son modèle associatif.
LISTE DES PIECES A FOURNIR : • Lettre de motivation adressée à la Coordinatrice Générale de Médecins du Monde Suisse au Bénin• Curriculum Vitae (trois pages maximum)• Copie légalisée d’une pièce d’identité en cours de validité (carte d’identité ou passeport)• Copie légalisée des diplômes et attestations (y compris la copie du permis de conduire national)• Preuve des différentes expériences pertinentes pour le poste (attestations de travail, attestation de bonne fin d’exécution, …)• Trois personnes de référence (Nom, Prénoms, Fonction, Adresse mail et Téléphone fonctionnel)
DEPÔT DES DOSSIERS : Le dossier complet en format pdf devra être envoyé  par mail à l’adresse :  [email protected]  avec en objet « Candidature au poste de …………………………………. ». La date limite d’envoie des candidatures est fixée au 19 Mars 2021 à 17 Heures précises. 
Les candidatures reçues après la date limite indiquée ou à une adresse autre que celle mentionnée ci-dessus seront déclarées irrecevables.
Seules les candidatures présélectionnées seront contactées.  Médecins du Monde se réserve le droit de ne donner aucune suite à ce recrutement.Médecins du Monde est un employeur qui promeut l’égalité des opportunités et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente. La procédure est ouverte à toutes les candidates et tous les candidats qui pensent qu’ils répondent aux exigences du poste. Aucun employé ou individu de Médecins du Monde n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement.
Fait à Cotonou, le 02 mars 2021Pour la Coordinatrice Générale et P.o,
Dr Jean Pegy ASSOGBACoordinateur des Programmes