Rattachée à la direction générale, L’Assistante de Direction Confirmée intervient sur le suivi de l’ensemble des affaires courantes liées à la direction générale et à l’administration de l’entreprise.
Fonction de l’assistante de direction confirmée :
• Traiter et rédiger le courrier.
• Filtrer les appels téléphoniques.
• Organiser l’agenda, le classement des différents documents administratifs ;
• Assurer le suivi du planning et reporting de l’ensemble des activités de l’entreprise ;
• Organiser les réunions, rencontres et formations tenues par l’entreprise ;
• Participer à la dynamique de groupe en relation avec les autres services de l’entreprise ;
• Contribuer à l’amélioration de la communication interne et externe (image de l’entreprise vis-à-vis de ses clients et partenaires) ;
• Organiser les rendez-vous des membres de la Direction et filtrer les appels et les accueils physiques ;
• Concevoir et rédiger des courriers, notes, rapports, etc.
• Traiter et transmettre les décisions les notes de service, les contrats en interne et en externe ;
• Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers,…) ;
• Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques ;
• Archiver des documents de référence ;
• Classer les documents, informations et fonds documentaires ;
• Tenir une caisse ;
• Remplir le canevas de dossiers d’appels d’offres ;
• Avoir une bonne base en anglais.
Profil de l’assistante de direction :
La candidate devra avoir des compétences en :
• Outils bureautiques
• Gestion administrative
• Normes rédactionnelles
• Méthode de classement et d’archivage
• Notions de base en comptabilité
• Modalités d’accueil
• Techniques de prise de notes
• Techniques de numération
Qualification/formation
• Formation minimum bac + 3/4 en assistanat de direction, gestion administrative, communication
• Une expérience de 5 ans au moins dans un poste similaire
